行政書士事務所POLAIRE（以下「当事務所」）は、行政書士として、業務上知り得た依頼者等の個人情報を厳正に管理し、その信頼に応えることを使命としています。
ここに、個人情報の保護に関する基本方針を定め、全ての職員および関係者がこれを遵守することを宣言いたします。
1．基本理念
当事務所は、行政書士法第12条に定める守秘義務を根幹とし、個人情報を単なる「データ」ではなく、人格を構成する重要な情報として取り扱います。
依頼者・相談者の安心と信頼を確保するため、個人情報の保護を社会的責務と位置づけ、継続的な安全管理体制の整備と意識向上に努めます。
2．法令等の遵守
当事務所は、個人情報の取扱いに関して、以下の法令および指針を遵守します。
- 個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）
- 行政書士法および行政書士法施行規則
- 関連するガイドライン・通達（個人情報保護委員会、総務省等）
- その他、個人情報保護に関する社会的ルール
3．個人情報の取得・利用・提供
当事務所は、個人情報を適正かつ公正な手段により取得し、利用目的の範囲内でのみ利用します。
取得した個人情報は、以下の業務に必要な範囲で利用いたします。
- 行政書士業務（許認可、契約書、内容証明、BCP・DBS支援等）の遂行
- ご相談・お問い合わせへの対応および連絡
- 関連する他士業・提携先への業務連携（必要かつ本人同意がある場合）
- 法令に基づく届出・報告等の義務履行
個人情報を第三者に提供する際は、法令に定める場合を除き、必ず本人の同意を得ます。
4．安全管理措置
当事務所は、個人情報を適正に管理するため、以下の安全管理措置を実施します。
- 管理責任者の設置と取扱規程の整備
- 電子情報へのアクセス制限・パスワード管理・暗号化
- 書面資料の施錠保管および廃棄時の適正処理
- 外部委託時の守秘義務契約締結および委託先監督
- 定期的なリスク評価と改善の実施
5．教育・啓発
当事務所は、職員および関係者に対し、個人情報保護に関する研修を実施し、
常に最新の法令・技術動向に基づいた意識啓発を行います。
6．個人情報に関する相談・苦情への対応
当事務所は、本人からの開示、訂正、利用停止等の求め、または苦情・相談に対し、誠実かつ迅速に対応します。対応窓口は下記のとおりです。
行政書士事務所POLAIRE（ポレール）
〒861-1115 熊本県合志市豊岡1900-178
TEL：096-288-2679
Email：polaire@sp-pallet.net
行政書士 糸永佳代
7．継続的改善
当事務所は、社会情勢や法令改正、技術水準の変化等に対応し、個人情報保護の仕組みを継続的に見直し、改善を行います。
8．公開
本方針は、当事務所ウェブサイト（https://polaire-gyosei.com）上に公表するとともに、
依頼者・相談者からの要請に応じて、書面により開示いたします。