行政書士事務所POLAIRE（以下「当事務所」といいます。）は、個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令およびその他の規範を遵守するとともに、以下の方針に基づき、個人情報の適切な取扱いに努めます。
1. 個人情報の定義
本プライバシーポリシーにおける「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に定める、生存する個人に関する情報であり、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、その他特定の個人を識別できる情報をいいます。
2. 個人情報の取得
当事務所は、業務遂行に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
主な取得方法は以下のとおりです。
- お問い合わせフォームやメールによるご相談内容の入力・送信
- 業務委託契約・顧問契約等の書面による取得
- 相談・打合せ・面談時の聞き取り
- 事業継続力強化計画（ジギョケイ）や日本版DBS（こども性暴力防止法）対応支援、各種許認可等に関連する書類提出時
3. 利用目的
当事務所は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用いたします。
- 行政書士業務（契約書作成、許認可申請、法務相談等）の遂行
- 日本版DBS（こども性暴力防止法）・BCP（事業継続力強化計画）等に関する支援・申請代行
- 業務上の連絡、打合せ、確認、書類送付、オンライン相談対応
- 当事務所サービス・セミナー・ウェブサイト運用等に関する案内
- お客様からの問い合わせ対応
- 法令に基づく権限行使および義務履行のため
4. 個人情報の第三者提供
当事務所は、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供いたしません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 他士業（弁護士、司法書士、税理士等）または連携先（不動産会社、保険代理店等）との協力が必要な場合で、かつ適切な守秘契約を締結している場合
- 事業運営上、外部業者に委託する場合（ウェブサイト管理・システム保守等）
5. 安全管理措置
当事務所は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止およびその他の安全管理のため、以下の措置を講じます。
- 管理責任者の設置および取扱規程の整備
- 電子データのアクセス制限およびパスワード管理
- 書面情報の施錠管理および廃棄時の確実な処理
- クラウド利用時の暗号化および国内サーバー優先の運用
- 業務委託先への守秘義務契約の締結
6. 個人情報の開示・訂正・利用停止等
ご本人から自己の個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止等の請求があった場合は、本人確認の上、法令に従って速やかに対応いたします。
7. 行政書士の守秘義務
当事務所所属の行政書士は、行政書士法第12条に基づき、職務上知り得た秘密を厳守します。
業務終了後も同義務は継続し、守秘義務違反に該当する行為は一切行いません。
8. Cookie等の使用について
当ウェブサイトでは、利便性向上やアクセス解析（Google Analytics等）のためCookieを使用する場合があります。
これにより個人を特定する情報を取得することはありません。Cookieの利用を望まない場合は、ブラウザ設定により拒否することができます。
9. プライバシーポリシーの変更
本ポリシーの内容は、法令改正やサービス内容の変更等に応じて、事前の予告なく改定される場合があります。
改定後は、本ウェブサイトに掲載した時点で効力を生じます。
10. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
行政書士事務所POLAIRE（ポレール）
〒861-1115 熊本県合志市豊岡1900-178
TEL：096-288-2679
Email：polaire@sp-pallet.net
行政書士：糸永佳代
11. 制定日・改定日
制定日：2025年5月1日
改定日：2025年11月9日